Tengo la sensación de que el trabajo con jóvenes es muy diferente al trabajo en las grandes empresas. A menudo encuentro en Facebook publicaciones como «7 maneras de ser más eficiente», «5 pasos para el éxito» o «3 cosas para mejorar la productividad». Siendo sincero, la mayoría de esas cosas no funcionan.

Veo el trabajo juvenil de forma diferente por muchas razones. En primer lugar, está infravalorado económicamente. Es difícil conseguir financiación, e incluso si se consigue para una actividad específica, normalmente no se permite pagar al personal (como en muchas acciones de ERASMUS+; por ejemplo, el programa de Desarrollo de Capacidades, donde se puede solicitar un proyecto de 150 000 €, lo que implica muchas actividades y mucha gestión administrativa, pero no se permite pagar a quienes trabajan). Esto ha creado una dinámica muy peculiar: las organizaciones tienen que trabajar más horas y realizar muchos más proyectos para poder pagarse el salario base.

En segundo lugar, la gestión del tiempo es un reto porque trabajas con personas que acuden a tu oficina en busca de información, consultas o cualquier otra cosa. Se trata de situaciones improvisadas que consumen mucho tiempo e interrumpen tu ritmo de trabajo.

Finalmente, en el trabajo juvenil necesitas ser bueno en todo, y si no lo eres, tus diversas tareas pueden llevarte mucho más tiempo del planeado. Y no se trata de saberlo todo. Como no hay dinero, tienes que hacerlo todo tú mismo; por ejemplo: promoción, logotipos, páginas web, carteles, reformas (pintar paredes, poner el suelo, instalar la cocina, diseñar espacios, escribir y corregir manuales, traducir a muchos idiomas, diseñar juegos y mucho más).

Sigo pensando en cómo hacer mi jornada laboral más eficiente y cómo trabajar para cumplir con los plazos y estar menos estresado. Aunque descubrí algunos consejos importantes que puedo compartir:

1. Usa herramientas que te ahorran tiempo : si trabajas con una computadora, es fundamental que sea funcional. De verdad que vale la pena, pues existen muchos programas útiles que pueden simplificarte la vida. Nuestro trabajo espera que seamos buenos en todo, y a veces realmente vale la pena ahorrar tiempo usando Magisto para crear un cortometraje y dar visibilidad a tus proyectos, o Postermywall para crear carteles visualmente impactantes.
2. Comienza el día que más te concentre . Algunos dicen que por la mañana la gente es más eficiente que por la tarde. Yo digo que por la mañana hay menos gente en la oficina, así que hay menos distracciones. Por alguna razón, para nosotros, el teléfono empieza a sonar sobre todo alrededor del mediodía.
3. Prioriza las tareas : lo que suelo hacer es revisar mi lista de tareas pendientes (uso podio como herramienta de coworking) al llegar a la oficina y elegir las tres más importantes que quiero completar hoy. No hago nada más hasta terminar. Es decir, no respondo a mis compañeros dándoles consejos sobre sus proyectos, ni contesto correos electrónicos, ni reviso cuántos voluntarios se han postulado a proyectos, etc. Un consejo: estas tareas no deberían ocupar más de un tercio de tu jornada laboral.
4. Usa toggl : es un programa muy sencillo y pequeño para medir el tiempo que dedicas a una tarea específica en cada proyecto. Al empezar una tarea, la activas y al terminarla, la desactivas. ¿Por qué usarlo? Bueno, a mí me ayudó con dos cosas: aprendí cuántas horas dedico realmente a tareas específicas, como escribir un proyecto o un artículo, lo que me ayuda a planificar en general. En segundo lugar, me ayudó a limitar la procrastinación. Esto significa que sé que el tiempo apremia, así que no me detengo a responder un correo electrónico. Simplemente trabajo hasta que termino para desconectar el tiempo. Por cierto, cuando hago una pausa para prepararme un té, ¡también detengo el tiempo!
5. Crear plantillas : al principio cuesta algo de trabajo, pero luego simplifica mucho las cosas. Por ejemplo, empecé a trabajar en las alianzas de mi organización y a menudo se requiere un documento llamado PIF. En el documento, la mayoría de las partes son siempre las mismas, solo hay que describir las competencias específicas de la organización para el proyecto. Así que, siempre que lo escribo, guardo todas las listas y tengo un formulario donde solo tengo que eliminar el contenido, según el tema del proyecto. O bien, tengo mi plantilla en páginas con un diseño atractivo que puedo usar cuando necesito publicar. Toda la información ya está ahí.
6. Sepa dónde están sus documentos; esto es algo que todavía me preocupa. Me di cuenta de que la mayoría de las veces pierdo algo porque no lo encuentro o porque algo que hice antes no tiene la calidad adecuada.
7. Planifica diversas actividades : si quieres hacer bien tu trabajo, no te agotarás. Y una de las cosas que apoya este proceso son las tareas muy repetitivas. En mi caso, por ejemplo, estoy teniendo dificultades, ya que durante los últimos tres meses me he dedicado a escribir. Ya he publicado cuatro publicaciones (de unas 25 páginas cada una), varias propuestas de proyectos (de unas 40 páginas cada una), etc. Así que escribo y escribo. Estoy harto de esto. Si tuviera una publicación, una formación, algo, la vida sería mucho mejor.
8. Descansa, planifica el descanso, disfruta de tu tiempo libre ; diría que este es el punto más importante. Siempre habrá cosas urgentes, gente amontonada en los aeropuertos, participantes que llaman a última hora y cancelan, peticiones urgentes de las partes interesadas para hacer algo que no puedes rechazar… Y como el trabajo suele ser genial, tendemos a trabajar demasiado. ¡NO! Lo que me funcionó fue planificar el descanso como una parte esencial de mi vida que no puedo posponer. Como ir al polideportivo al menos tres veces por semana, tomar unas cervezas con amigos o ir a la playa. Así que encuentra las cosas que necesitas hacer cada semana y anótalas en tu agenda.